Layanan kepada masyarakat (eksternal)

Sebagai pelaksana pengelola administrasi surat masuk dan surat keluar, Biro Umum akan langsung bersentuhan dengan masyarakat/pemohon yang ingin mendapatkan layanan penerimaan surat dan informasi terkait dengan penyelesaian surat-surat. Masyarakat menghendaki suatu layanan yang cepat dan tepat, sehingga pegawai yang melayani dituntut untuk kerja tepat waktu (on time) dengan penampilan yang baik dengan mengedepankan senyum, salam, sapa dan santun dalam memberikan informasi yang dibutuhkan.

Layanan intern (kepada pejabat/pegawai di lingkungan Setda Provinsi Jawa Timur)

Tugas yang terkait dengan pelayanan dibidang kerumahtanggaan, administrasi keuangan, merupakan bentuk layanan kepada pejabat dan pegawai di lingkungan Setda Provinsi Jawa Timur serta Instansi, antara lain:

  1. Layanan bidang kerumahtanggaan
    • Pemanfaatan fasilitas gedung dan perlengkapannya untuk acara-acara kenegaraan, rapat dan penerimaan tamu
    • Konsumsi untuk peserta rapat dan tamu Pemerintah Provinsi.
    • Konsumsi dan akomodasi tamu Pemerintah Provinsi
    • Transportasi/kendaraan bagi tamu/pejabat Pusat (Negara).
  2. Layanan Bidang Administrasi Keuangan Setda
    • Pemberian gaji dan kesejahteraan lainnya sesuai dengan aturan/prosedur
    • Penyelesaian administrasi biaya operasional Pejabat (Gubernur, Wakil Gubernur, Sekda, Asisten) sesuai aturan
  3. Layanan bidang Aset
    • Penggunaan Telepon, internet, air, listrik di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur
    • Kebersihan gedung dan kantor
    • Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana perlengkapan gedung kantor
  4. Layanan Bidang Arsip Ekspedisi dan Sandi Telekomunikasi
    • Pengelolaan surat masuk dari luar yang ditujukan kepada Gubernur / Wakil Gubernur / Sekda / Asisten / Biro-Biro.
    • Distribusi surat keluar dari Gubernur/Wakil Gubernur / Sekda / Asisten / Biro ke seluruh SKPD atau tujuan lain
    • Penataan arsip di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
    • Pengelolaan berita terang maupun berita rahasia / sandi
    • Kontra penginderaan di ruang pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Gubernur / Wakil Gubernur / Sekda / Asisten) dari penyadapan pihak yang tidak bertanggung jawab.
    • Komunikasi melalui peralatan sandi / telekomunikasi.